Checkliste für deine erste WEG-Versammlung

Die erste Eigentümerversammlung kann für neue Verwalter eine echte Herausforderung sein. Viele Fragen schwirren durch den Kopf: Habe ich alle Unterlagen? Sind die Beschlüsse richtig vorbereitet? Wie gehe ich mit Diskussionen um?

Damit du souverän auftrittst und die Versammlung strukturiert leitest, findest du hier eine praxisnahe Checkliste - Schritt für Schritt und perfekt für Einsteiger geeignet.

1. Vorbereitung der Versammlung

Unterlagen und Dokumente

• aktuelle Eigentümerliste prüfen
  
• Einladung fristgerecht versenden (mind. 3 Wochen vorher)
  
• vollständige Tagesordnung erstellen
  
• Beschlussvorlagen vorbereiten
  
• Protokoll der letzten Versammlung bereitlegen
  
• Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung mitbringen
  
• Angebote oder Unterlagen zu Beschlusspunkten beilegen
  
• Vollmachten prüfen und erfassen
  
• Versammlungsunterlagen digital und gedruckt vorbereiten
  
  

Organisation

• Versammlungsraum buchen (mit Technik, Stühlen, Tischen)
  
• Sitzordnung planen (Beirat vorne)
  
• Präsentation oder Ausdrucke vorbereiten
  
• Anwesenheitsliste drucken
  
• Namensschilder (optional)
  
• Mikrofon oder Lautsprecher, falls nötig
  
  

2. In der Versammlung selbst

Start & Formalien

• Begrüßung der Eigentümer
  
• Feststellung der Beschlussfähigkeit
  
• Wahl des Versammlungsleiters (falls nötig)
  
• Genehmigung des Protokollführers
  
• Feststellung der Tagesordnung
  
  

Ablauf der Tagesordnung

Gehe Punkt für Punkt vor, z. B.:

• Bericht des Verwalters
  
• Wirtschaftsplan
  
• Jahresabrechnung
  
• Entlastung des Verwalters
  
• Instandhaltungsmaßnahmen
  
• bauliche Veränderungen
  
• Angebote erklären und vergleichen
  
• Anträge der Eigentümer behandeln
  
  

Beschlussfassung

• Beschluss klar und verständlich formulieren
  
• abstimmen lassen (Kopf-/Objektprinzip beachten)
  
• Ergebnis direkt protokollieren
  
• bei Unklarheiten Formulierungen wiederholen
  
  

Kommunikation & Moderation

• sachlich bleiben, auch wenn Diskussionen hitzig werden
  
• bei Wiederholungen freundlich abbrechen
  
• höflich, aber bestimmt moderieren
  
• nicht auf Streit einlassen
  
• Kompromissvorschläge anbieten
  
• klar erklären, warum bestimmte Entscheidungen rechtlich nötig sind

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3. Nach der Versammlung

Protokoll

• Beschlüsse vollständig und korrekt erfassen
  
• Anwesenheiten und Ergebnisse prüfen
  
• Protokoll zeitnah fertigstellen (innerhalb weniger Tage)
  
• Unterschrift des Verwalters und - wenn üblich - des Beirats
  
• Versand an alle Eigentümer
  
  

Beschlussumsetzung

• Handwerker beauftragen
  
• Angebote bestätigen
  
• Verträge prüfen und anmelden
  
• Versammlungsbeschlüsse im System oder in der Software einpflegen
  
• Fristen kontrollieren
  
  

Dokumentation

• Protokoll archivieren
  
• Beschlüsse digital ablegen
  
• Vollmachten und Anwesenheitsliste erfassen
  
• Unterlagen für kommende Versammlungen vorbereiten
  
  

4. Tipps für einen souveränen Auftritt

• bleib ruhig - selbst wenn Eigentümer emotional werden
  
• klare, einfache Sprache nutzen
  
• Unterlagen griffbereit haben
  
• Zahlen und Angebote vorher gut verstehen
  
• immer neutral bleiben
  
• Unterbrechungen freundlich, aber bestimmt moderieren
  
• Missverständnisse sofort klären
  
  

5. Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

• fehlende oder verspätete Einladung → Fristen einhalten
  
• unvollständige Tagesordnung → alle Beschlussvorlagen prüfen
  
• chaotischer Ablauf → Tagesordnung strikt abarbeiten
  
• unklare Beschlussformulierung → klar, eindeutig, rechtskonform formulieren
  
  

keine Nachbereitung → Beschlüsse sofort umsetzen