Der Start in die Immobilien- oder WEG-Verwaltung ist für viele aufregend, aber auch herausfordernd. Neue Prozesse, hohe Verantwortung, viele Ansprechpartner - und gleichzeitig der Anspruch, von Beginn an professionell zu arbeiten. Die ersten 100 Tage sind dabei entscheidend: Sie legen den Grundstein für Vertrauen, Struktur und langfristigen Erfolg.
Damit dein Einstieg gelingt, findest du hier einen klaren Leitfaden, der dich Schritt für Schritt durch die wichtigsten Stationen der ersten Wochen führt.
Tag 1–10: Orientierung & Grundlagen schaffen
Die ersten Tage dienen dem Überblick. Du solltest:
- die betreuten Objekte und Eigentümer kennenlernen
- Einsicht in Verwaltungsunterlagen erhalten
- bestehende Verträge prüfen (Wartung, Dienstleister, Versicherungen)
- die technische Ausstattung und Software einrichten
- Zugänge für Buchhaltung, Banking und Kommunikation organisieren
- ein Ordnungssystem für Dokumente aufsetzen
Ziel: Du weißt, wo alles liegt, wer zuständig ist und welche Verpflichtungen bestehen.
Tag 10–30: Prozesse definieren
Gute Verwaltung lebt von klaren Abläufen. Jetzt solltest du Prozesse festlegen für:
- Schadensmeldungen und Bearbeitung
- Eigentümerkommunikation
- Fristenkontrolle (Wartungen, Verträge, TÜV, Rauchmelder etc.)
- Rechnungsprüfung und Zahlungsläufe
- Dokumentation und Ablage
- interne Aufgabenverwaltung
Empfehlung: Nutze digitale Tools, um wiederkehrende Abläufe zu automatisieren.
Tag 20–40: Bestandsaufnahme der Objekte
Bevor du Entscheidungen triffst, musst du den Zustand der Immobilien kennen.
Dazu gehören:
- technischer Ist-Zustand
- offene Instandhaltungsmaßnahmen
- bestehende Schäden
- langfristige Sanierungsbedarfe
- Zustand der Rücklage
Ziel: Du erkennst Risiken frühzeitig und vermeidest Überraschungen.
