Mahnwesen

Definition (Was ist Mahnwesen?)

Das Mahnwesen ist der operative Teil des Forderungsmanagements. Es bezeichnet
die konkrete Durchführung der Zahlungserinnerungen und Mahnungen an säumige
Schuldner (Debitoren).

Rechtlich setzt die Mahnung den Schuldner in Verzug. Erst wenn Verzug
eingetreten ist, muss der Schuldner auch die Kosten der Rechtsverfolgung
(Mahngebühren, Anwalt, Zinsen) tragen. Bei Hausgeldzahlungen tritt der Verzug
oft schon automatisch ein (Fälligkeit nach Kalender), dennoch ist die Mahnung
meist der notwendige "Weckruf".

Rechtliche Grundlage

Basis ist § 286 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) (Verzug des Schuldners). Das
Gesetz sagt: Leistet der Schuldner auf eine Mahnung nicht, kommt er in Verzug.
Alternativ: Ist für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt (z. B.
"Hausgeld fällig am 3. Werktag des Monats"), kommt er auch ohne
Mahnung in Verzug.

Funktionsweise / praktische Bedeutung

Ein gutes Mahnwesen ist automatisiert. Deine Verwaltersoftware sollte
vorschlagen, wer gemahnt werden muss. Üblicher Ablauf:

Zahlungserinnerung: Freundlich, noch keine Gebühren. ("Haben Sie es
übersehen?").
1. Mahnung: Bestimmt, mit Fristsetzung, ggf. kleine Mahngebühr.
2. Mahnung / Letzte Mahnung: Androhung rechtlicher Schritte ("Wenn bis zum
... kein Geld da ist, übergeben wir an den Anwalt.").

Im Video wird erwähnt, dass du "Fristen überwachen" musst. Das gilt
auch für Zahlungsfristen, die du setzt.

Relevanz für die Sachkundeprüfung nach § 26a WEG

Prüfungsfalle: Mahngebühren. Darfst du pauschal 20 € Mahngebühr verlangen? Nein!
Die Rechtsprechung erlaubt nur den Ersatz des tatsächlichen Schadens (Papier,
Porto). Pauschalen von 2,50 € bis 5,00 € werden meist akzeptiert. Höhere
Gebühren sind unwirksam. Wichtig: Verzugszinsen betragen 5 Prozentpunkte über
dem Basiszinssatz (§ 288 BGB).

Praxisbezug für Immobilienverwalter

Mahnwesen ist Fingerspitzengefühl. Bei einem Eigentümer, der seit 20 Jahren
pünktlich zahlt, rufst du erst mal an. Bei einem notorischen Spätzahler schickst
du sofort die Mahnung. Wichtig: Mahne im Namen der Gemeinschaft, nicht in deinem
eigenen. Wenn das Mahnwesen nichts bringt: Übergabe an den Anwalt oder
Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheids (das darfst du als Verwalter
selbst machen).

Typische Fehler oder Haftungsrisiken

Fehler: Formfehler. Eine Mahnung muss eindeutig sein. "Bitte zahlen Sie
irgendwann mal" reicht nicht. Es muss heißen: "Zahlen Sie Betrag X bis
zum Datum Y". Risiko: Verjährungshemmung vergessen. Eine einfache Mahnung
hemmt die Verjährung NICHT! Nur der gerichtliche Mahnbescheid oder die Klage tun
das. Wer 3 Jahre lang nur Briefe schreibt, verliert das Geld.

Zusammenfassung

Das Mahnwesen ist die notwendige Disziplinierung der Zahlungsmoral. Es muss
rechtssicher, fristgerecht und dokumentiert erfolgen, um die Liquidität der WEG
zu sichern und Verzugsschäden geltend machen zu können.

Im Vorbereitungskurs zur Sachkundeprüfung nach § 26a WEG üben wir das Ausfüllen
eines gerichtlichen Mahnbescheids und zeigen dir, welche Formulierungen in
Mahnschreiben rechtlich Bestand haben.