Offene Posten

Definition (Was sind offene Posten?)

Offene Posten (OP) sind alle noch nicht ausgeglichenen Rechnungen und
Forderungen in der Buchhaltung. Man unterscheidet:

1. Debitoren: Forderungen der WEG an Eigentümer (meist fehlendes Hausgeld oder
   Nachzahlungen aus der Abrechnung).
2. Kreditoren: Verbindlichkeiten der WEG an Dritte (unbezahlte Rechnungen von
   Handwerkern, Versorgern).

Rechtliche Grundlage

Grundsatz der ordnungsmäßigen Buchführung (GoB), abgeleitet aus der
Verwaltungspflicht des § 27 WEG. Die „OP-Liste“ ist ein Standardinstrument der
kaufmännischen Verwaltung.

Funktionsweise / praktische Bedeutung

Eine saubere OP-Liste ist dein tägliches Arbeitsmittel zur Liquiditätsplanung.
Im Video heißt es: „E-Mails, Telefonate und Abrechnungen“. Wenn Handwerker
anrufen und fragen „Wo bleibt mein Geld?“, schaust du in die Kreditoren-OP-
Liste. Wenn du die Jahresabrechnung machst, müssen alle OPs geklärt sein oder
als Forderung/Verbindlichkeit in den Vermögensbericht aufgenommen werden.

Relevanz für die Sachkundeprüfung nach § 26a WEG

Du musst wissen:

• Vermögensbericht: Nach § 28 WEG muss die Abrechnung auch eine Aufstellung des
  Vermögens enthalten. Hierzu gehören zwingend die offenen Forderungen (wer
  schuldet noch was?) und die offenen Verbindlichkeiten (wem schulden wir noch
  was?).
• Transparenz: Du darfst OPs nicht verstecken. Die Eigentümer müssen wissen, wenn
  die WEG Schulden hat.

Praxisbezug für Immobilienverwalter

Eine lange Debitoren-Liste (viele Eigentümer zahlen nicht) ist ein Warnsignal
für eine schlecht verwaltete oder sozial schwierige WEG. Eine lange Kreditoren-
Liste (viele unbezahlte Rechnungen) ist ein Warnsignal für Insolvenzgefahr. Bei
der Bestandsübernahme ist die OP-Liste eines der ersten Dokumente, die du vom
Vorverwalter anfordern musst.

Typische Fehler oder Haftungsrisiken

Fehler: Vergessene Rechnungen. Eine Handwerkerrechnung verschwindet in der
Schublade und taucht nicht in der OP-Liste auf. Es entstehen Mahnkosten, für die
du haftest. Risiko: Verschleierung. Wenn du Rückstände von Eigentümern in der
Abrechnung nicht ausweist, ist die Abrechnung falsch und du täuschst die anderen
Eigentümer über die Bonität der Gemeinschaft.

Zusammenfassung

Offene Posten sind die noch nicht abgewickelten Zahlungen. Ihre laufende
Überwachung (OP-Verwaltung) ist essenziell für die Liquidität und die korrekte
Jahresabrechnung. Sie sind das Barometer für die Zahlungsmoral und die
finanzielle Gesundheit der WEG.

Im Vorbereitungskurs zur Sachkundeprüfung nach § 26a WEG zeigen wir dir, wie du
eine professionelle OP-Liste führst und wie du sie in den Vermögensbericht der
Jahresabrechnung integrierst.